Aplicación de sistemas de Workflow en la gestión académica

Abstract

La utilización de un software es un complemento muy útil para proceder a la ejecución de un trabajo administrativo o de producción, este estudio trata de la implementación de sistemas de flujo de trabajo o “workflow” a la gestión académica la cual también constituye su proceso mediante el trabajo colaborativo groupware en donde se transfiere información de forma constante, estos sistemas se han implementado conforme ha surgido nuevas tendencias en el mercado global y las nuevas alternativas de administración, se pueden clasificar de formas básicas tales como “workflow” productivo, administrativo y colaborativo los cuales se adaptan a las necesidades de la organización el sistema de producción, es el tipo de “workflow” que automatiza los procesos repetitivos del negocio, y es complementario un manejo de datos estructurados, necesita altas prestaciones para tener alto nivel de información, y cortos tiempos de reacción para responder a la gran cantidad de peticiones en los procesos dentro de la organización el sistema colaborativo, es el tipo de “workflow” donde se manejan los procesos internos del negocio, enfocados al sector funcional, cuando tienen que ver directamente con las funciones del negocio es decir la documentación técnica, el sistema “workflow” se puede acoplar cuando aplican procesos más administrativos como revisiones, aprobaciones y traslado, generalmente manejando información por medio de documentos, por lo tanto es necesario mantener la integridad de estos documentos y respaldados. El sistema administrativo, es el tipo de “workflow” que maneja procedimientos administrativos de soporte muy repetitivo y estandarizado en forma rápida, tales como reportes de compra, de venta, pedidos, etc este sistema involucra actividades que pueden realizarse en serie o en paralelo en un departamento por uno o más miembros del grupo de trabajo, con el propósito de lograr un objetivo en común. La aplicación de este sistema “workflow” ayudaría a la gestión académica a la reducción de carga de trabajo administrativo y tiempo, mejorando la atención y servicio a los usuarios académicos