Abstract:
Cada día más empresarios se están dando cuenta de la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control de la administración de información podemos tomar mejores decisiones y compartirlas con otras personas. Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera. Otra función es la de ser un centro activo de información que permita relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Asimismo sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado los cuales que se podrá tomar como elemento probatorio actual cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo. Esto nos hace notar la necesidad que tienen los pymes para conservar sus documentos; siendo esta la oportunidad de poder ofrecer una empresa que brinde el servicio seguridad y custodia de sus documentos e información.
