Résumé:
En el siglo XIX se consolida el archivo como un instrumento de las operaciones públicas en que toda institución, se debe seguir un patrón de ordenamiento y secuencia de documentos para el control interno y externo este trabajo de titulación en relación a las normas internacionales establecidas por la NORMA ISO 14985-2001 tiene el objetivo de dar a conocer la necesidad e importancia dentro de las instituciones públicas los beneficios de la implementación de un sistema de gestión documental de archivo para la optimización de procesos de documentación física y digital, en las que se muestra por medio de una investigación documental donde se expone la problemática, variables, indicadores y criterios de autores que hayan investigado en relación al tema planteado sobre el sistema de gestión documental en la metodología de la investigación se utiliza el enfoque cualitativo, maneja la recolección de datos sin cálculo numérico para descubrir o afinar preguntas de investigación en el proceso de interpretación, el método inductivo de lo particular a lo general, estudio exploratorio cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación poco abordado en un estudio en el desarrollo del tema se realizan entrevistas a 10 instituciones públicas como municipios,
Servicio de Rentas Internas, CNEL incluyendo la Universidad Estatal de Milagro, entre
otras; para conocer si aquellas instituciones conocen o aplican algún sistema de gestión
documental, en las que refleja un alto porcentaje de que conocen y pocos lo aplican o son mal manejados por desconocimiento de las normas; dentro de las conclusiones se resalta la importancia, efectividad y beneficios de implementar un sistema de gestión documental de archivo que favorece la optimización de brindar un mejor servicio al cliente interno y externo en la institución
